2C - Gestion de la logistique des vaccins en dynamique

Décrivez le projet en une ou deux phrases

Les agences de santé régionales (ARS) répartissent les doses de vaccin reçues entre les départements en fonction de leur population. Les directions départementales répartissent ensuite “leurs” doses aux centres de vaccination ambulatoires, suite à une discussion avec les centres de vaccination, les congélo-porteurs et les préfets. Le circuit décisionnel est donc particulièrement long, sans outil d’échange de données facilitateur. Nous cherchons à répondre à deux questions :

  • Est-il possible de fluidifier le process de prise de décision par l’ensemble des acteurs, via le déploiement d’une interface pour que chacun des acteurs puisse proposer une répartition des doses et la partager facilement avec les autres ?
  • Une fois le process fluidifié, est-il possible d’améliorer la distribution des doses en optimisant, par exemple en fonction de la démographie locale, de la capacité des centres et de l’étape de la campagne de vaccination ?

Présentation de l’équipe : son nom, ses membres, …

L’équipe du magicien-dose est composée des membres suivants :

  • Alice @SebagAlice machine learner
  • Monia, ARS IDF : mentor et experte du sujet
  • Vincent, Rigel : développeurs
  • Pablo, data scientist
  • Edwin, médecin généraliste et data analyst

A quel(s) défi(s) votre projet répond-il ? Expliquez pourquoi.

Si les circuits de validation de la répartition des doses à l’échelle départementale sont fluidifiés, cela simplifie la vie des acteurs et dégage du temps pour tout le reste, comme par exemple optimiser la répartition !
Le projet répond donc au défi de développer les outils nécessaires à la gestion de la campagne vaccinale au plus près du terrain.

Quelle forme prendra votre projet ? Présentez-le.

Le projet est une interface qui permet à l’ARS et aux directions départementales de se connecter et de partager de l’information stockée dans une base partagée. L’ARS reçoit un nombre de doses suivant une décision du ministère, qu’elle répartit entre hôpitaux, professionnels de santé, etc. et centres de vaccination ambulatoires. Les départements répartissent ensuite ces doses parmi les centres eux-mêmes.
Les ARS pourront se connecter pour indiquer aux départements combien de doses leurs centres auront, chaque semaine, et les départements se connecter pour proposer des répartitions par centre. Les préfets et les congélo-porteurs pourront se connecter pour voir les propositions des DD et y répondre.
La répartition validée sera envoyée aux congélo-porteurs pour distribution effective. L’ARS et les départements pourront les exporter en Excel.

A quel(s) public(s) votre projet est-il destiné ?

ARS, directions départementales, centres de vaccinations, préfets et congélo-porteurs

A quel(s) aspects de la lutte contre la pandémie votre projet répond-il ?

Vacciner le plus de monde le plus rapidement possible en tenant compte des contraintes du terrain, de la situation sanitaire et des priorités de la campagne

Quelles données envisagez-vous ou aimeriez-vous utiliser ?

Données démographiques locales (Insee - Statistiques locales), données sur la localisation des centres de vaccination (AtlaSanté - Présentation du projet - SI-Vaccination)

Décrivez les grandes étapes pour donner vie à votre projet

  • Point avec Monia, mentor et travaillant à l’ARS IDF pour savoir si le besoin existe. Si oui précision du besoin : priorités et contraintes (par exemple : frigos) ;
  • Récupération des données, nettoyage. En parallèle, conception d’un modèle de données pour les différentes informations à stocker et retrouver ;
  • Proposition d’une première d’interface pour les décideurs ;
  • Affinement en fonction des retours.

Code

Back : GitHub - rigelk/magiciendose
Front : GitHub - Raglink/hackathon-covid-magiciendose: Front of Magicien dose app
Concept : GitHub - Raglink/hackathon-covid-concept-magicien-dose

Pistes pour la suite

  • alertes si les DD dépassent trop leur allocation ou si elles sont en deça ;
  • utilisation de la population pour pré-remplissage intelligent des doses ;
  • possibilité de séparer les volumes en un volume socle et un volume à dispatcher en fonction de la situation sanitaire. Le volume socle serait toujours dispatché en fonction de la pop, et le deuxième en fonction de la situation sanitaire locale ;
  • màj des capacités des centres ;
  • rajouter un centre de vaccination ambulatoire ;
  • déplacer les lignes à la main sur les ordres des CVA par département ;
  • pré-remplir les cases 2nde injection en fonction des 1è injections 4 semaines avant ;
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Bonjour @Alice ,

Nous invitons les porteurs de projet à pitcher leur projet en 1min30 sur la scène des interventions, de manière à pouvoir présenter leur idée et constituer une équipe autour de leur projet.

Ces pitchs auront lieu de 10h à 11h, dans la salle des micros-ouverts de l’espace Gather.town qui sera utilisé durant les 48h du Hackathon

Aucune inscription ou installation n’est nécessaire. Nous vous recommandons toutefois d’utiliser Chrome ou Firefox comme navigateur. Vous trouverez ci-après un tutoriel sur les modalités d’utilisation de Gather.town :

Pouvez-vous nous confirmer votre disponibilité pour venir pitcher demain ?

N’hésitez pas si vous avez la moindre question.

L’équipe organisatrice.

C’est bon pour moi ! A demain,
Alice

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Bonjour,
Je coordonne justement sur l’IDF l’allocation des doses dans les centres ambulatoires et suis Mentor ARS IDF. N’hésitez donc pas à me solliciter si vous souhaitez en savoir plus sur le parcours des doses. Pour info j’avais créé un projet que nous avons retiré pour ne pas faire la même chose ( Outil SI de gestion d’allocation des doses et des stocks qui rejoint le vôtre. Super et hâte de travailler avec vous!
Monia

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J’ai lu et entendu via les medias que des personnes ont des difficultés à trouver un créneau pour être vacciné.
Il faut une expérience plus équitable envers chacun et non discriminante par rapport aux compétences numériques de la personne ou des proches de la personne pouvant l’aider dans se domaine.

Pour avoir une bonne expérience utilisateur, une personne souhaitant être vacciné ne doit pas avoir besoin de ré-essayer sans cesse d’aller sur une des plateformes (comme doctolib) pour trouver un créneau.

Une bonne expérience utilisateur devrait être la suivante :

  • je vais sur un portail unique (je n’ai pas à savoir quelle plateforme gère les centres proches de chez moi)
  • par rapport à mon domicile on me propose plusieurs lieux de vaccination proches
  • si il y a des créneaux de disponibles, je clique et on me redirige sur la plateforme numérique correspondante
  • si il n’y a pas de créneau de disponible on me propose de me pré-inscrire (mél et/ou numéro de mobile), dans un ou plusieurs centres favoris pour recevoir une alerte quand un créneau est disponible
  • Lorsqu’un créneau est disponible, je reçois une alerte via le canal précisé (mél et/ou mobile) et j’ai un temps humainement acceptable (quelques heures si le créneau est à court terme (dans la journée, lendemain, 48h, 72h) ou au moins 24h si c’est à plus long terme (>3 jours)) pour dire que je le prends ou pas, si je dis non ou que je ne réponds pas dans les temps, il est proposé à la personne suivante qui c’est pré-inscrite

Ceci permettrait de réduire le stress des personnes souhaitant être vaccinées et mettre en application le “égalité” de notre devise républicaine.

Les pré-inscriptions par centres permettraient d’allouer les doses de vaccins en fonction de la demande réelle plutôt qu’un fonction du nombre de personnes éligibles dans le bassin “administratif” (par exemple des personnes d’un département proche d’une grande ville d’un autre département vont plus facilement aller dans ce centre de vaccination, ce qui n’est pas faisable avec seulement les chiffres “administratifs” (lieu de résidence ou listes électorales))

Je pense que cette solution existe presque déjà avec “vitemadose” et “covidliste” mais nous pourrions mettre ces deux modèles en relation.

“Vitemadose” recense tous les créneaux de RDV disponibles (proche en temps ou géographiquement) mais il faut faire parti des populations ciblées pour être vacciné.
“covidliste” recense toutes les personnes qui souhaite se faire vacciner. Mais cette plateforme ne permet, malheureusement de sauver des doses qui iraient au rebus…

Bref je trouve votre idées super intéressante :slight_smile:

Bonjour, Je confirme vouloir continuer la démarche :slight_smile:
@SEBJP effectivement ce n’est pas l’enjeu ici de cet outil. mais oui, covid liste se rapproche plus de ton idée. Merci en tous cas pour la proposition! Par ailleurs, pour info, il est mis en place une campagne d’appels par la CNAM qui appelle les personnes de >75 ans afin de pouvoir identifier ceux qui voudraient être vaccinés mais effectivement trop loins de la technologie. Et en partenariat avec l’ARS IDF. Bon courage et merci :slight_smile: